Hoe kan je je kostbare tijd productief inzetten?

Uit onze vorige blogs hebben we reeds geleerd dat het belangrijk is om doelen te stellen en dat we enorm veel op afleidingen botsen die onze doelen in de weg staan. Deze afleidingen richten zich voornamelijk naar de kortetermijnbeloning om je een instant goed gevoel te bezorgen terwijl we eigenlijk veel gelukkiger zouden worden als we onze langetermijndoelen zouden behalen.

Hou de  volgende 2 vragen even in je achterhoofd terwijl je deze blog doorleest. We komen hier later in deze blog nog op terug:

1. Noem één ding in de privésfeer dat je kunt doen (en wat je nu niet/te weinig doet) dat een enorm positief effect op je leven heeft als je het regelmatig(er) zou doen i
2. Noem iets soortgelijks wat je werk betreft

Om de vervelende afleidingen de das om te doen heeft Stephen Covey een tijdmanagementmatrix ontworpen om onze gespendeerde tijd in te delen in 4 kwadranten.

Dit heeft ons zo geholpen om zaken in perspectief te zien en een goed overzicht te verkrijgen waarmee we onze kostbare tijd vullen. We leggen daarom het principe ook graag aan jou uit zodat je hiermee aan de slag kan gaan. Achteraf zal je merken dat je je oh zo kostbare tijd veel effectiever kan inzetten, productiever bent en zó je ultieme doelen makkelijker kan behalen.

We moeten ons meer richten op zelfmanagement in plaats van timemanagement. De focus ligt op het verbeteren van relaties en het bereiken van resultaten in tegenstelling tot de tijd constant te willen herverdelen. Het komt er voornamelijk op neer dat je bewust wordt waar je je tijd aan besteed in plaats van meer tijd te spenderen aan de zaken die je toch niet verder helpen.

We leggen je graag even uit wat deze kwadranten exact inhouden, hoe je ze kan interpreteren en daarna ook kan gebruiken om je doelen te behalen.

Zoals je ziet wordt een activiteit bepaald door 2 factoren: hoe dringend ze zijn en anderzijds hoe belangrijk ze zijn. “Dringend” houdt in dat jouw onmiddellijk aandacht vereist is. Het betekent NU en ze beheersen ons gedrag. Dringende kwesties zijn doorgaans zichtbaar, ze zetten je onder druk en dwingen je tot actie over te gaan.

Of iets “belangrijk” is, heeft te maken met resultaten. Als iets belangrijk is draagt het bij aan je levenstaak, je waarden en je voornaamste doelstellingen.

Kijk eens naar de 4 kwadranten in de tijdmanagementmatrix. In kwadrant 1 staat wat belangrijk en dringend is, zaken die je onmiddellijke aandacht vragen. Doorgaans noemen we kwadrant 1 “Crisis” of “Problemen”. Kwadrant 1 neemt veel mensen volledig in beslag. Zolang je je richt op het eerste kwadrant wordt het alleen maar groter, zodat je er op een bepaald moment volledig door wordt beheerst. Het komt als een gigantisch probleem op je af, je gaat onderuit en als je terug recht krabbelt haalt het volgende probleem je opnieuw onderuit.

Sommige mensen worden dagelijks om hun oren geslagen met problemen en om onder de druk uit te komen vluchten ze in een onbelangrijke, niet-urgente bezigheid uit kwadrant 4. (Onze afleidingen)

Anderen besteden veel aandacht aan kwadrant 3, “dringend, maar niet belangrijk”, en denken daarbij dat ze binnen kwadrant 1 opereren. Meestal reageren ze op zaken die dringend zijn in de veronderstelling dat ze ook belangrijk zijn maar deze zijn vaak onbelangrijk en inefficiënt. Mensen die hun tijd vrijwel uitsluitend in kwadrant 3 en 4 doorbrengen komen amper toe aan doelen bereiken en resultaten boeken.

Ultra effectieve mensen komen amper binnen kwadrant 3 en 4 want deze activiteiten, dringend of niet, zijn niet belangrijk. Deze mensen beperken de omvang van kwadrant 1 (activiteiten die je onmiddellijke aandacht vereisen) en opereren het meest in kwadrant 2 (activiteiten die je missie, rollen, waarden en belangrijkste doelen vertegenwoordigen en ondersteunen) .

Kwadrant 2 is de kern van effectief persoonlijk management. Dit zijn de activiteiten die niet dringend zijn maar wel belangrijk: goede relaties onderhouden, een persoonlijke missie schrijven, bewegen, langetermijnplanning en voorbereiding. Ze zorgen ervoor dat de crisissen in kwadrant 1 minder voorkomen door zichzelf voor te bereiden en proactief te werken. Dit zijn allemaal zaken waarvan we weten dat we ze moeten doen maar op de één of andere manier komen we er maar zelden toe, ze zijn immers niet dringend.

Houd nu de tijdmanagementmatrix in je achterhoofd en denk nog eens aan de 2 vragen die we stelden in het begin van deze blog.

1. Noem één ding dat je kunt doen (en wat je nu niet doet) dat een enorm positief effect op je leven heeft als je het regelmatig zou doen
2. Noem iets soortgelijks wat je werk betreft

In welk kwadrant zou je ze plaatsen? Zijn ze belangrijk? Dringend?

We vermoeden dat ze waarschijnlijk thuishoren in kwadrant 2. Ze zijn belangrijk, enorm belangrijk maar niet dringend. Daarom worden ze zo vaak vergeten of achtergesteld maar here is where the magic happens!!!!

Wij zijn er van overtuigd dat als je meer activiteiten uit kwadrant 2 uitvoert je effectiviteit gaat toenemen en je crisismomenten en problemen zullen hanteerbare vormen aannemen. Je denkt immers vooruit, je werkt aan de oorzaak en probeert te voorkomen dat iets zich tot een crisissituatie ontwikkelt.

It’s not enough to be busy, the question is: what are we busy about?

Henry David Thoreau

How to start?

In het begin kan je enkel tijd wegnemen uit kwadrant 3 en 4 (onze afleidingen). Je hoeft de dringende en belangrijke activiteiten van kwadrant 1 niet te negeren maar dit kwadrant zal automatisch verkleinen zodra je meer gaat doen aan preventie en voorbereiding. Om aan kwadrant 2 te werken moet je proactief zijn want kwadrant 1 en 3 zetten je onder druk. Om JA te zeggen tegen belangrijke activiteiten uit kwadrant 2 moet je NEE leren zeggen tegen de andere bezigheden, voornamelijk uit kwadrant 3 en 4. Hiervoor moet je een beslissing nemen ten aanzien van je prioriteiten. De meeste mensen verwijten zichzelf gebrek aan zelfdiscipline maar het basisprobleem is dat ze niet genoeg doordrongen zijn van hun eigen prioriteiten. Om hier zicht op te krijgen verwijzen we je graag naar onze eerste 2 blogs: Jouw eigen missie én betere versie van jezelf.

Het doel van heel deze oefening is je leven op een effectieve manier inrichten: je eigen principes en prioriteiten helder stellen, een duidelijk besef van je eigen roeping/missie, aandacht voor wat belangrijk en voor wat dringend is én een voortdurend evenwicht tussen productiviteit en uitbreiding van de manieren om hiertoe te komen.

Dit is de reden dat we je uitnodigen om je dagdagelijkse activiteiten en bezigheden eens goed onder de loep te nemen. In welk kwadrant bevinden ze zich en hoeveel tijd spendeer je hieraan? Uiteraard is het gepermitteerd om eens in kwadrant 4 te zitten en toe te geven aan die heerlijke verleiding die bijvoorbeeld Netflix heet. 😊 Maar het heeft een positief effect om te beseffen hoeveel van onze tijd daar naartoe gaat en welke doelen we hierdoor niet behalen.

Het helpt als je elke week een planning opmaakt en de belangrijkste zaken eerst inplant. De rest van je activiteiten kan je zo rond je prioriteiten inplannen.

In onze download vind je een leeg kwadrant waar je je eigen activiteiten kan plaatsen zodat je een duidelijk beeld krijgt én je meer kan focussen op kwadrant 2.

Zit je ergens vast, heb je vragen rond dit topic of wil je jouw trial-and-errors met ons delen? Word dan lid van onze community op facebook. Meer dan 860  mensen deden je dit voor.

Xoxo Robin en Robine

Bronvermelding: The 7 habits of highly effective people – Stephen Covey

Eisenhouwer Matrix